Política de Tratamiento de la información ORBITRANS S.A
ORBITRANS S.A., está comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus clientes, empleados y terceros en general. Por eso adopta la siguiente política de tratamiento de Información, de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de octubre 17 de 2012, el decreto 1377 de 2013, el decreto 886 de 2014 y la Circular 002 de 2015 de la SIC, ORBITRANS S.A adopta la presente política de tratamiento de la información, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades para la prestación del servicio de transporte, comerciales o laborales.
De esta manera, Orbitrans S.A manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
1. Alcance
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ORBITRANS S.A. considerada como responsable del tratamiento de Datos Personales.
2. Identificación de la empresa:
ORBITRANS S.A. Empresa dedicada al transporte especial de pasajeros, incorporada en la República de Colombia con domicilio en la ciudad de Medellín en la Carrera 65 # 8 b 91 Terminal del sur oficina 328.
Correo electrónico: comunicaciones@orbitrans.com.co
Teléfono: (57-4) 4448674
3. Aceptación de esta Política de Privacidad
La aceptación expresa de esta Política de Privacidad y del tratamiento de la información y los datos personales conforme a los términos de la misma, ocurre cuando el cliente, usuario, proveedor o inversionista titular de los mismos, proporciona los datos en los puntos de atención de la compañía, incluida la vía telefónica.
4. Definiciones:
· Derecho de Habeas data: El derecho de hábeas data es aquel que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
La Corte Constitucional lo definió como el derecho que otorga la facultad al titular de datos personales de exigir de las administradoras de esos datos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y certificación de los datos, así como la limitación en las posibilidades de su divulgación, publicación o cesión, de conformidad con los principios que regulan el proceso de administración de datos personales. Asimismo, ha señalado que este derecho tiene una naturaleza autónoma que lo diferencia de otras garantías con las que está en permanente relación, como los derechos a la intimidad y a la información.
· Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
· Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
· Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
· Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
· Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
· Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
· Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
· Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
· Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
5. Principios aplicables al tratamiento de la información
En el desarrollo, interpretación y aplicación del presente procedimiento se aplican los principios enmarcados en la ley estatutaria 1581 de 2012 de la siguiente manera:
a) La finalidad de la recolección y tratamiento de datos obedece a la actividad legítima de prestar el servicio de transporte terrestre automotor especial de pasajeros, por lo tanto, se requiere el uso de información personal de empleados, contratistas, clientes, usuarios, proveedores e inversionistas para la correcta ejecución del servicio.
b) Libertad. La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
c) La veracidad de La información sujeta a tratamiento es veraz, exacta y comprensible.
d) Transparencia en el tratamiento de datos personales se garantiza ofreciendo al titular herramientas para obtener en cualquier momento y sin restricciones información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
e) ORBITRANS S.A se compromete con los titulares de los datos a custodiar de manera interna y segura los datos personales sin disponerlos en Internet u otros medios de divulgación masiva.
f) Principio de seguridad se garantiza para toda la información objeto de tratamiento mediante protocolos técnicos y humanos que brindan la seguridad necesaria a los registros, evitando un uso no autorizado o fraudulento de la misma.
g) Principio de confidencialidad: En Orbitrans S.A todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales, están obligados a garantizar la reserva de la información.
6. Tratamiento de la información
Los datos suministrados quedarán incorporados en la base de datos ORBITRANS S.A., la cual será procesada exclusivamente para el desarrollo del objeto social de la compañía.
El uso y manejo de los mismos, se efectúa bajo estrictos estándares de responsabilidad y protección de la información.
ORBITRANS S.A., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de su objeto social, sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, usuarios, clientes, empleados y familiares de éstos, inversionistas, proveedores, para los siguientes propósitos o finalidades:
7. Finalidad del tratamiento de la Información
· Permitir la participación de los titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por la compañía.
· Realizar de forma adecuada las cotizaciones y enviar la información solicitada por los clientes.
· Coordinar rutas de transporte con base en la información obtenida y ofrecer información oportuna a los usuarios sobre el desarrollo de cada una de ellas.
· Programar los servicios de transporte solicitados.
· Para cumplir las obligaciones contraídas por ORBITRANS S.A. con sus Clientes y usuarios.
· Mantener una adecuada comunicación con los usuarios, clientes, proveedores e inversionistas.
· Evaluar la calidad de nuestro servicio.
· Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y organismos de control y trasmitir los datos personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibirlos.
· Controlar el acceso a las oficinas de la compañía y establecer medidas de seguridad.
· Realizar los procesos de facturación, recuperación de cartera y pagos.
· Cumplimiento de todas aquellas normas como empleador.
· Para el desarrollo de sus operaciones en los procesos de facturación, recuperación de
cartera, pagos, contabilidad, entre otros.
· Determinar obligaciones pendientes y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
· Administrar y operar, directamente o por terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales.
· Para pagos de nómina y afiliación a los empleados a la seguridad social.
· Para la evaluación del cumplimiento de las obligaciones de proveedores, hacer registro en los sistemas de la compañía y procesar pagos.
· Para la comunicación, el desarrollo de las actividades empresariales de inversionistas.
· Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para el desarrollo del objeto social de ORBITRANS S.A.
· Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de la compañía, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, entre otras.
· Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
· Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
· Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
· Operar los servicios de transporte objeto social de la compañía.
· Planificar actividades empresariales.
· Para el cumplimiento de todas aquellas normas como empleador.
8. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible
El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. La compañía prohíbe la solicitud de datos sensibles al público en general, por lo tanto no se manejan datos de esta índole en las bases de datos.
9. Tratamiento de datos correspondientes a niños, niñas y adolescentes
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, la compañía sólo realizará el Tratamiento de datos correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, la compañía deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
En Orbitrans S.A se asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Los datos de estos tienen como única finalidad la prestación del servicio de transporte y solo serán usados para tal fin.
10. Derechos que le asisten como titular:
Acceder de forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales; ser informado sobre el uso que se da a sus datos personales. Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas de datos. Solicitar a ORBITRANS S.A. la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
11. Deberes de la Compañía
La compañía tiene presente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos.
ORBITRANS S.A. garantiza al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho habeas data y se compromete a conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
La información suministrada será utilizada únicamente para el cumplimiento del objeto social de la compañía.
El Responsable del Tratamiento ha sido definido por la Ley 1581 de 2012 como la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Son deberes de los Responsables del Tratamiento los establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 2012.
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Deber de acreditar puesta a disposición del aviso de privacidad y las políticas de Tratamiento de la información. Los Responsables deberán conservar el modelo del Aviso de Privacidad que utilicen para cumplir con el deber que tienen de dar a conocer a los Titulares la existencia de políticas del Tratamiento de la información y la forma de acceder a las mismas, mientras se traten datos personales conforme al mismo y perduren las obligaciones que de este se deriven. Para el almacenamiento del modelo, el Responsable podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que garantice el cumplimiento de lo previsto en la Ley 527 de 1999.
12. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
El área de Mercadeo de ORBITRANS S.A. tiene a su cargo el desarrollo, capacitación en implementación de esta política. Todos los funcionarios que realizan el tratamiento de datos personales en la compañía, deben reportar estas bases de datos a la misma y trasladar a ésta de manera inmediata, las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los titulares de datos personales.
Esta área también es responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos (PQRS) ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Ubicada en el domicilio: Cr 65#8B91 Terminal del Sur Oficina 328 Medellín- Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico: mercadeo@orbitrans.com.co
13. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Sobre el Derecho de Acceso: Supone que el titular tiene derecho a conocer en todo momento si su información está siendo objeto de tratamiento así como el alcance y las finalidades del uso. Para ello, el titular podrá realizar la consulta directamente a la institución a través de una comunicación electrónica al correo: mercadeo@orbitrans.com.co
Sobre el Derecho de consulta: Supone que el titular o sus causahabientes tienen derecho a consultar la información personal del titular consignada en la base de datos. Para dicho propósito ORBITRANS garantiza: Implementar medios de comunicación escritos o electrónicos u otro medio eficaz que considere pertinente para la absolución de la consulta.
Asignar el recurso humano necesario para la atención oportuna de las consultas.
Una vez formulada la consulta por el titular o sus causahabientes, ORBITRANS tendrá diez días hábiles, contados a partir del día siguiente de recibida la consulta, para absolverla. Si no fuera posible atender la consulta en el plazo señalado, ORBITRANS se comunicará con el interesado explicándoles los motivos del retraso y le informará de la nueva fecha de respuesta la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Sobre el procedimiento de Reclamos:
El titular, sus causahabientes o su representante legal que adviertan un presunto incumplimiento en el manejo de sus datos, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento de ORBITRANS.
Cuando proceda la solicitud de actualizar, rectificar o suprimir los datos personales o revocar la autorización de tratamiento otorgada, se debe diligenciar y enviar el formato de Reclamación de Tratamiento de Datos Personales, formato que podrá ser solicitado mediante el envío de un correo electrónico a la dirección mercadeo@orbitrans.com.co
13.1 El reclamo será tramitado en base al siguiente procedimiento:
1). Lo podrá presentar el Titular, sus causahabientes o su representante legal debidamente acreditado. El reclamo deberá contar con la siguiente información para su debida tramitación: a) La Identificación del titular o la persona que actúa en su nombre y representación. b) La descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo c) La dirección física y electrónica del titular o de su representante d) Los documentos o pruebas que se deseen hacer valer.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2). Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene Responsable una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3). El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Sobre la solicitud de Rectificación, actualización y supresión de los datos: El Titular, sus causahabientes o su representante legal, debidamente acreditado, pueden solicitar la rectificación, actualización y/o supresión de sus datos en cualquier momento, sin expresión de causa, enviando un correo electrónico a: mercadeo@orbitrans.com.co
14. Políticas internas efectivas para la seguridad de los datos personales
ORBITRANS S.A. garantiza el cumplimiento de las medidas efectivas y apropiadas de conformidad con el Decreto 1377 de 2013:
14.1 La existencia de una estructura administrativa proporcional a la estructura y tamaño empresarial del Responsable para la adopción e implementación de políticas consistentes con la Ley 1581 de 2012 y este Decreto.
14.2 La adopción de mecanismos internos para poner en práctica estas políticas incluyendo herramientas de implementación, entrenamiento y programas de educación.
14.3 La adopción de procesos para la atención y respuesta a consultas, peticiones y reclamos de los Titulares, con respecto a cualquier aspecto del Tratamiento.
En estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, ORBITRANS S.A. implementará mecanismos internos para poner en práctica estas políticas incluyendo programas de formación.
Proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para ofrecer seguridad y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
15. Vigencia
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de octubre 2016